Tour durch MachZeit
So funktioniert MachZeit
- Bildschirm für Bildschirm.
Eine kurze Tour durch die App. Was Sie sehen, was Sie tun, was MachZeit für Sie übernimmt. Für iPad und iPhone.
Verbindung einrichten
Beim ersten Start fragt MachZeit nach Benutzername und Passwort Ihrer Organisationen auf der Plattform der Datenakademie. Die Adresse ist schon hinterlegt, mehr brauchen Sie nicht. Danach lädt die App die Aufgaben, die gerade auf Sie warten.
Zum Ausprobieren wählen Sie beim ersten Start „Stattdessen eine Demo ansehen“ und eine von vier Beispielorganisationen. Die Demo zeigt erfundene Aufgaben, ganz ohne echte Verbindung. So testen Sie alles in Ruhe.
Reiter Aufgaben - das Herz der App
Der Reiter beginnt mit einer Übersicht wie in der Mail-App: oben die Listen „Alle Aufgaben“, „Überfällige“, „Demnächst“ und „Eigene Vorgänge“, darunter Ihre Organisationen zum Auf- und Zuklappen - innen mit denselben Listen und ihren Prozessen als Ordnern. Jede Liste sortiert nach Wichtigkeit: Welche Aufgabe oben landet, entscheidet eine Punktzahl aus drei Dingen - wie wichtig sie ist, wie eilig sie ist und einer Einschätzung der KI. Gruppiert wird nach Zeit: Überfällig, Jetzt, die laufende Woche, Später.
Rechts in jeder Zeile steht, wann eine Aufgabe fällig ist - in normaler Sprache: vorgestern, gestern, heute, morgen, übermorgen. Weiter entfernte Termine als Datum, überfällige als „seit 4 Tagen“ in Teal. Fällt ein Termin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, zeigt die Zeile den letzten Arbeitstag davor, bis zu dem erledigt sein muss.
Hat eine Aufgabe einen Termin in der Zukunft, steht sie nicht unter „Jetzt“, sondern unter „Später“ an ihrem Tag. Die Feiertage richten sich nach dem Bundesland der Organisation; zusätzliche freie Tage wie Betriebsurlaub kann die Organisation hinterlegen.
Wenn es kritisch wird, steht es ganz oben
Ab Punktzahl 80 ist eine Aufgabe kritisch. Sie rückt an die Spitze der Liste - meist als Fokus oben im Kopf -, das Widget markiert sie mit einem Punkt, und Ihr Gerät meldet sich per Mitteilung, bei höchster Dringlichkeit als Alarm. Die übrige Liste bleibt sichtbar; nichts verschwindet.
MachZeit zeigt Ihnen den nächsten sinnvollen Schritt. Sie müssen nicht suchen, sortieren oder abwägen.
Eine Aufgabe öffnen
Ein Tipp öffnet die Aufgabe. Alles Nötige steht auf einem Bildschirm: die Angaben, die Anhänge und die möglichen Entscheidungen. Sie müssen in keine andere App wechseln.
Unten stehen die Schaltflächen, die zur Aufgabe gehören, etwa „Genehmigen“ oder „Ablehnen“. Ein Tipp schließt den Schritt ab und meldet das Ergebnis zurück. Danach erledigt die Datenakademie die nächsten Schritte von allein und zeigt Ihnen gleich die nächste Aufgabe. So bleiben Sie im Fluss, ohne zu suchen oder neu zu sortieren.
Über die Sprechblase schreiben Sie eine Notiz zur Aufgabe: eine Rückfrage, einen Hinweis auf einen Fehler oder einen Vorschlag. Die Notiz bleibt beim Vorgang und ist für das Team und in der Datenakademie sichtbar. Ohne Empfang speichert MachZeit Ihre Eingabe und sendet sie, sobald Sie wieder online sind.
Das Menü oben rechts zeigt die Historie des Vorgangs: alle bisherigen Schritte als Zeitstrahl, vom Start bis heute - was automatisch lief und wo Menschen handelten. Dort delegieren Sie eine Aufgabe auch an ein Mitglied oder löschen den ganzen Vorgang. Und über „Auswählen“ in der Liste erledigen, verteilen oder löschen Sie mehrere Aufgaben auf einmal.
Reiter Nachrichten - Absprachen am Vorgang
Rückfragen und Notizen zu Ihren Vorgängen sammeln sich hier, die neuesten zuerst. Sie sehen sofort, wo etwas zu klären ist, und antworten direkt.
Die Absprache bleibt beim Vorgang, nicht in einem zweiten Postfach.
Jede Zeile zeigt den Vorgang, den letzten Beitrag und einen kurzen Vorschautext. Oben rechts steht, wie viele neue Notizen von anderen auf Sie warten; ein Tipp bringt Sie zur jüngsten. Profilbilder zeigen, wer geschrieben hat; fehlen sie, stehen dort die Initialen.
Ein Tipp öffnet den ganzen Verlauf eines Vorgangs, dort antworten Sie. Schreiben Sie ein „@“, schlägt MachZeit die beteiligten Personen vor; die genannte Person bekommt die Notiz in ihre Nachrichten.
Tagesfilter über Nachrichten und Bericht
Mit dem Tagesfilter oben sehen Sie schnell, was an einem bestimmten Tag passiert ist. Beide Reiter öffnen auf „Heute“.
Suchen Sie in den Nachrichten, durchsucht MachZeit alle Tage - so finden Sie auch Älteres, ohne den Tag zu kennen. Im Bericht gibt es zusätzlich Monat und Jahr, um längere Zeiträume zu vergleichen.
Reiter Bericht - was heute lief
Am Ende des Tages sehen Sie, was Sie geschafft haben - ohne selbst Buch zu führen. Jede erledigte Aufgabe steht mit Uhrzeit und Vorgang in der Reihenfolge des Tages. Das Protokoll entsteht von allein.
Ihre Arbeit verschwindet nicht im System. Sie sehen, was sie bewegt hat.
Der Bericht zeigt nur Ihre eigene Arbeit und nur das, was sich belegen lässt: wann eine Aufgabe fertig war, wie sie heißt und zu welchem Vorgang sie gehört.
Die Tagesleiste zeigt auf einen Blick, wie weit Sie sind: nichts erledigt, teilweise, alles geschafft. Tage mit fälligen Aufgaben bleiben erkennbar, damit kein Termin durchrutscht.
Über den Tag hinaus sehen Sie, wie sich Ihre Arbeit entwickelt: die Woche im Vergleich zur Vorwoche, der laufende Monat, die Vormonate und die Monate des Vorjahres - immer die letzten zwölf Monate. Dazu der Automatisierungsgrad: wie viel Prozent der Durchlaufzeit ohne menschliches Zutun laufen - und welcher Schritt sich als Nächstes am ehesten automatisieren lässt, weil Sie ihn am häufigsten von Hand erledigen.
Reiter Vorgang - Prozesse selbst anstoßen
Nicht jede Arbeit beginnt mit einer Aufgabe, die auf Sie wartet. Manchmal wollen Sie selbst etwas in Gang setzen: eine Rechnung stellen, eine Bestellung auslösen, einen Antrag beginnen. Dafür gibt es den Reiter Vorgang.
Die Auswahl zeigt alle Prozesse Ihrer Organisation, die Sie starten dürfen - geordnet nach Steuerung, Kern und Unterstützung, mit Suchfeld und Favoriten. Ein Tipp öffnet das Formular, das der Prozess vorsieht. Sie füllen es aus und starten. Die erste Aufgabe, die dabei entsteht, wird Ihnen automatisch zugewiesen.
Was Sie anstoßen, landet nicht in einem Postfach. Es läuft als Prozess - und meldet sich, wenn es Sie braucht.
Beispiel: Sie suchen „Rechnungsstellung“, wählen die passende Vorlage und starten. Direkt danach liegt „Rechnungskopf erfassen“ in Ihrer Aufgabenliste.
Das Menü hinter Ihrem Profilbild
Oben links sitzt Ihr Profilbild - ein Tipp öffnet das Menü. Unter „Organisation“ schalten Sie zwischen Live und Demo um, sehen Ihre Verbindungen samt Status und fügen neue hinzu. Schalten wirkt sofort. Live und Demo sind strikt getrennt, damit echte Aufgaben nie mit erfundenen verwechselt werden - läuft eine Demo, erinnert ein Band am oberen Rand daran.
Ein Tipp auf eine Verbindung öffnet das Feinkörnige: Zugangsdaten, Organisationen an- und abwählen und je Organisation, ab wann Sie eine Mitteilung bekommen. Zusätzlich meldet sich MachZeit einmal am Tag um 7:30 Uhr mit der Anzahl der Aufgaben, die heute wirklich zählen - ist nichts Dringendes offen, bleibt die Meldung aus.
Im selben Menü liegen Anleitung, Neuerungen und die Touren.
Schlägt die Anmeldung fehl - etwa weil der Admin das Passwort geändert hat - erscheint ein Fenster, in dem Sie Benutzername und Passwort direkt berichtigen. Auch erreichbar per Tipp auf „Nicht angemeldet“ oben in der Aufgabenliste.
Datenschutz
MachZeit speichert Ihre Aufgaben auf Ihrem iPhone oder iPad. Der Austausch mit der Datenakademie ist verschlüsselt.
Anmeldung mit Ihrem Datenakademie-Zugang. Keine Werbeprofile. Keine Tracker. Keine Weitergabe.
Bereit für MachZeit
Die Tour ist zu Ende.
MachZeit steht im App Store bereit - die Demo läuft ohne Zugang.
