Rechnungsprüfung
Prüfung gegen Bestellungen, Lieferungen und Haushaltsstellen. Abweichungen erzeugen Aufgaben.
Verwaltung
Der Haushalt schrumpft. Die Pflichtaufgaben nicht.
Personal wird knapper. Aufgaben werden nicht weniger. Digitale Mitarbeiter übernehmen Aufgaben, erzeugen Nachweise automatisch und geben den Mitarbeitern Zeit für die Aufgaben, für die sie eingestellt wurden.
Ein Monat im Sachgebiet. Zwei Verläufe.
Ohne Digitale Mitarbeiter
Hunderte Beschaffungsvorgänge im Monat. Jeder durchläuft dieselben Schritte: Anforderung prüfen, Haushaltsstelle prüfen, Angebote einholen, Vergabevermerk erstellen, Freigabe einholen.
Sachbearbeiter verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit damit. Fachverfahren bedienen, Daten zwischen Systemen übertragen, Aktenvermerke schreiben. Vorgänge bleiben liegen, wenn jemand ausfällt. Am Monatsende fehlen Verwendungsnachweise.
Mit Digitalen Mitarbeitern
Dieselben Beschaffungsvorgänge. Derselbe Monat. Digitale Mitarbeiter prüfen Anforderungen, gleichen Haushaltsstellen ab, erstellen Vergabevermerke, dokumentieren jeden Schritt.
Die Sachbearbeiter sehen keine Fachverfahren. Sie sehen eine Aufgabenliste. Nur die Vorgänge, die eine Freigabe oder eine Ermessensentscheidung brauchen. Mit vollständigen Unterlagen. Fristgerecht.
Am Monatsende: alle Vorgänge dokumentiert. Alle Nachweise vollständig. Personalausfälle blockieren keine Vorgänge mehr, weil Routineaufgaben weiterlaufen.
Die Sachbearbeiter arbeiten an dem, wofür sie eingestellt wurden. Nicht an dem, was ein System von ihnen verlangt.
Was Digitale Mitarbeiter in Verwaltungen übernehmen
Beschaffungsvorbereitung
Bedarfsermittlung, Angebotsvergleich, Vergabedokumentation - regelkonform und nachvollziehbar.
Verwendungsnachweise
Mittelverwendung dokumentieren, Fristen überwachen, Berichte erzeugen.
Wiederkehrende Vorgänge
Anträge entgegennehmen, Vollständigkeit prüfen, an den Zeichnungsberechtigten weiterleiten.
Dokumentationspflichten
Vorgänge nachweisen, Verfahrensschritte protokollieren, Akten führen.
Berichtswesen
Kennzahlen aufbereiten, Sachstände zusammenstellen, Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
Keine Fachverfahren mehr am Arbeitsplatz
Heute braucht jeder Sachbearbeiter zwei Arten von Wissen: sein Verwaltungswissen und das Wissen, wie er seine Fachverfahren bedient.
Jedes Update verändert Abläufe und Oberflächen. Jede Softwareumstellung erfordert Schulung. Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, bis sie die Systeme beherrschen.
Digitale Mitarbeiter bedienen keine Fachverfahren. Sie ersetzen sie. Was am Arbeitsplatz bleibt: eine Aufgabenliste. Nur Verwaltungswissen. Kein Softwarewissen.
Die beste Fachanwendung ist die, die niemand bedienen muss.
Nachvollziehbarkeit ist keine Option. Sie ist Pflicht.
Jeder Vorgang, den ein Digitaler Mitarbeiter bearbeitet, wird vollständig dokumentiert. Jeder Schritt. Jede Prüfung. Jede Weiterleitung.
Nachweise entstehen als Nebenprodukt der Arbeit, nicht als nachträgliche Pflichtübung. Das ist relevant für die Aufsicht, für die interne Steuerung und für den Rechnungshof.
Was dokumentiert werden muss, wird dokumentiert. Automatisch. Lückenlos. Prüfbar.
Entscheidungen bleiben bei Menschen
Digitale Mitarbeiter bereiten Entscheidungen vor. Sie treffen keine, die ein Mensch treffen muss.
Freigaben, Zeichnungen, Ermessensentscheidungen - alles, was Urteilsvermögen erfordert, wird als Aufgabe an den zuständigen Mitarbeiter übergeben. Mit vollständigen Unterlagen. Fristgerecht.
Die Einführung ist mitbestimmungsfähig. Digitale Mitarbeiter ersetzen keine Stellen. Sie entlasten vorhandene.
Technik und Unabhängigkeit
Digitale Mitarbeiter sind in Java programmiert und laufen in jeder Camunda Engine - unabhängig von der Datenakademie. Die Oberfläche ist eine Web-App für gängige Browser oder eine iOS App für Aufgaben oder eine macOS App für Organistionslandschaften.
Alles, was eine API hat, kann angebunden oder ersetzt werden. SAP, MACH, Infoma, Fachverfahren, Dokumentenmanagementsysteme - die Plattform arbeitet mit der vorhandenen Infrastruktur.
Server
In Deutschland. DSGVO-konform. Keine Cloud-Abhängigkeit. Keine US-Konzern-Abhängigkeit.
Eigenes Rechenzentrum
Eine Kopie der Plattform kann erworben und ausschliesslich im eigenen Rechenzentrum betrieben und weiterentwickelt werden.
Offene Standards
BPMN 2.0, Camunda, Java, REST-APIs. Keine proprietären Formate.
Datenhoheit
Daten bleiben in der Hoheit der Organisation. Prozessdokumentation und Ergebnisse gehören dem Kunden. Dauerhaft.
Pilotprojekt zum Festpreis
Wir suchen eine Kommune oder Behörde, die den ersten Digitalen Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung einsetzt.
Die Einführung beginnt mit einem Vorgang, der heute manuell aufwendig ist. Zum Beispiel Rechnungsprüfung, Beschaffungsvorbereitung oder Verwendungsnachweise.
22.000 EURFestpreis. Kein Nachschlag.
- Unter der Direktvergabegrenze - keine Ausschreibung nötig
- Wenige Tage pro Vorgang
- Kein IT-Projekt. Kein Lastenheft
- ISO-9001-Prozessdokumentation inklusive - Ihr Eigentum
- Erster Digitaler Mitarbeiter produktiv, bevor ein klassisches Projekt seine Anforderungsanalyse abgeschlossen hätte
Einordnung in die Verwaltungsdigitalisierung
Digitale Mitarbeiter sind keine Konkurrenz zu OZG-Umsetzung oder Registermodernisierung. Sie sind die operative Ergänzung.
Während OZG den Zugang für Bürger digitalisiert, automatisieren digitale Mitarbeiter die Vorgänge, die nach dem Antrag intern ablaufen. Prüfung, Weiterleitung, Dokumentation, Freigabe - die Arbeit, die heute an Sachbearbeitern hängt.
OZG digitalisiert den Eingang. Digitale Mitarbeiter erledigen den Vorgang.
Wenn Verwaltungsvorgänge jeden Monat wiederkehren, sollten sie nicht an knappen Personalressourcen scheitern
Beschreiben Sie uns einen Vorgang. Wir zeigen Ihnen in 90 Minuten, wie er automatisiert aussieht. Das Ergebnis gehört Ihnen.
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