Rechnungsprüfung
Prüfung gegen Bestellungen, Lieferungen und Haushaltsstellen. Abweichungen erzeugen Aufgaben.
Verwaltung
Verwaltung, die weniger Verwaltung braucht.
Der Haushalt schrumpft, die Pflichtaufgaben nicht. Gesetze, Zuständigkeiten, Nachweise und Entscheidungen bleiben - aber nicht jede Arbeit, die daraus entstanden ist, muss bleiben.
Menschen übertragen Daten, prüfen Vollständigkeit, führen Listen, suchen Unterlagen, erinnern an Fristen und reichen Vorgänge weiter. Vieles davon ist über Jahrzehnte um die eigentliche Verwaltungsaufgabe herum entstanden.
Wir bauen diese Abläufe um: Was unnötig ist, entfällt. Was einfacher organisiert werden kann, wird vereinfacht. Was Regeln und Daten erledigen können, übernimmt die Organisation selbst. Beim Mitarbeiter bleibt, was sein Urteil, seine Verantwortung oder den Kontakt mit Menschen braucht.
Wir automatisieren nicht den Sachbearbeiter. Wir bauen den Vorgang so um, dass er den Sachbearbeiter nur noch braucht, wenn seine Arbeit einen Unterschied macht.
Ein Monat im Sachgebiet. Zwei Verläufe.
Der Umbau dazwischen: Wir zerlegen den Vorgang - was ist bloß Transport, was Prüfung nach festen Regeln, was Nachhalten, was eine tatsächliche hoheitliche oder fachliche Entscheidung? Die ersten drei werden Teil der Organisation. Die vierte bleibt beim Menschen.
Vorher
Hunderte Beschaffungsvorgänge im Monat. Jeder durchläuft dieselben Schritte: Anforderung prüfen, Haushaltsstelle prüfen, Angebote einholen, Vergabevermerk erstellen, Freigabe einholen.
Sachbearbeiter verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit damit. Fachverfahren bedienen, Daten zwischen Systemen übertragen, Aktenvermerke schreiben. Vorgänge bleiben liegen, wenn jemand ausfällt. Am Monatsende fehlen Verwendungsnachweise.
Danach
Dieselben Beschaffungsvorgänge. Derselbe Monat. Digitale Mitarbeiter prüfen Anforderungen, gleichen Haushaltsstellen ab, erstellen Vergabevermerke, dokumentieren jeden Schritt.
Die Sachbearbeiter sehen keine Fachverfahren. Sie sehen eine Aufgabenliste. Nur die Vorgänge, die eine Freigabe oder eine Ermessensentscheidung brauchen. Mit vollständigen Unterlagen. Fristgerecht.
Am Monatsende: alle Vorgänge dokumentiert. Alle Nachweise vollständig. Personalausfälle blockieren keine Vorgänge mehr, weil Routineaufgaben weiterlaufen.
Die Sachbearbeiter arbeiten an dem, wofür sie eingestellt wurden. Nicht an dem, was ein System von ihnen verlangt.
Was Digitale Mitarbeiter in Verwaltungen übernehmen
Nicht jeder dieser Vorgänge muss automatisiert werden - manche entfallen im Umbau ganz. Was danach regelmäßig getan werden muss und keinen Menschen braucht, übernimmt ein Digitaler Mitarbeiter:
Beschaffungsvorbereitung
Bedarfsermittlung, Angebotsvergleich, Vergabedokumentation - regelkonform und nachvollziehbar.
Verwendungsnachweise
Mittelverwendung dokumentieren, Fristen überwachen, Berichte erzeugen.
Wiederkehrende Vorgänge
Anträge entgegennehmen, Vollständigkeit prüfen, an den Zeichnungsberechtigten weiterleiten.
Dokumentationspflichten
Vorgänge nachweisen, Verfahrensschritte protokollieren, Akten führen.
Berichtswesen
Kennzahlen aufbereiten, Sachstände zusammenstellen, Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
Keine Fachverfahren mehr am Arbeitsplatz
Heute braucht jeder Sachbearbeiter zwei Arten von Wissen: sein Verwaltungswissen und das Wissen, wie er seine Fachverfahren bedient.
Jedes Update verändert Abläufe und Oberflächen. Jede Softwareumstellung erfordert Schulung. Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, bis sie die Systeme beherrschen.
Ihre Sachbearbeiter bedienen keine Fachverfahren mehr. Digitale Mitarbeiter nutzen deren Schnittstellen und, wo es keine gibt, die Oberfläche. Wo ein Verfahren nur Arbeit macht, ersetzen sie es. Was am Arbeitsplatz bleibt: eine Aufgabenliste. Nur Verwaltungswissen. Kein Softwarewissen.
Die beste Fachanwendung ist die, die niemand bedienen muss.
Nachvollziehbarkeit ist keine Option. Sie ist Pflicht.
Jeder Vorgang, den ein Digitaler Mitarbeiter bearbeitet, wird vollständig dokumentiert. Jeder Schritt. Jede Prüfung. Jede Weiterleitung.
Nachweise entstehen als Nebenprodukt der Arbeit, nicht als nachträgliche Pflichtübung. Das ist relevant für die Aufsicht, für die interne Steuerung und für den Rechnungshof.
Und es ist relevant für die Leitung. Sie gibt eine Änderung vor und kann anschließend feststellen, ob die Verwaltung tatsächlich anders arbeitet. Politischer Wille, Vorgabe, Organisation, ausgeführte Arbeit, Nachweis: Jedes Glied dieser Kette ist im Modell sichtbar, und der Nachweis kommt aus der Arbeit selbst.
Was dokumentiert werden muss, wird dokumentiert. Automatisch. Lückenlos. Prüfbar.
Entscheidungen bleiben bei Menschen
Digitale Mitarbeiter bereiten Entscheidungen vor. Sie treffen keine, die ein Mensch treffen muss. Wo der Gesetzgeber den Menschen verlangt, bleibt er - ausnahmslos.
Freigaben, Zeichnungen, Ermessensentscheidungen - alles, was Urteilsvermögen erfordert, wird als Aufgabe an den zuständigen Mitarbeiter übergeben. Mit vollständigen Unterlagen. Fristgerecht.
Die Einführung ist mitbestimmungsfähig. Digitale Mitarbeiter besetzen Stellen, für die niemand gefunden wird, und entlasten die Stellen, die besetzt sind.
Und wenn eine Stelle unbesetzt bleibt? Personalmangel ist nicht nur ein Rekrutierungsproblem. Es gibt zwei Möglichkeiten: einen neuen Mitarbeiter finden - oder untersuchen, warum die Verwaltung diese Stelle in ihrer heutigen Form überhaupt braucht.
Bevor Sie diese Stelle besetzen
Ein Arbeitstag mit MachZeit
Ein fiktiver Minister erzählt seinen Tag: Staatskanzlei, Partei, Aufsichtsrat, Kanzlei. Vorlagen kommen vorbereitet, Ausnahmen landen bei ihm, alles andere läuft ohne ihn weiter.
Technik und Unabhängigkeit
Ihre Prozessmodelle sind BPMN und DMN, offene Standards, und gehören Ihnen. Ihre Digitalen Mitarbeiter können Sie jederzeit übernehmen und selbst betreiben. Die Oberfläche ist eine Web-App für gängige Browser, eine iOS-App für Aufgaben oder eine macOS-App für Organisationslandschaften.
Alles, was eine API hat, kann angebunden oder ersetzt werden. SAP, MACH, Infoma, Fachverfahren, Dokumentenmanagementsysteme - die Plattform arbeitet mit der vorhandenen Infrastruktur.
Server
In Deutschland. DSGVO-konform. Keine Cloud-Abhängigkeit. Keine US-Konzern-Abhängigkeit.
Eigenes Rechenzentrum
Sie können Ihre Digitalen Mitarbeiter jederzeit übernehmen und im eigenen Rechenzentrum betreiben: die Software im Stand des Übergabetags, mit Betriebsdokumentation und dauerhaftem Nutzungsrecht. Das kostet 18 Monatsbeiträge je Digitalem Mitarbeiter, wenn das Angebot nichts anderes nennt.
Offene Standards
BPMN 2.0, Camunda, Java, REST-APIs. Keine proprietären Formate.
Datenhoheit
Daten bleiben in der Hoheit der Organisation. Prozessdokumentation und Ergebnisse gehören dem Kunden. Dauerhaft.
MachFokus
Eine App, die keine Beschaffung braucht.
Bevor ein Pilotprojekt entschieden wird, lässt sich MachFokus ohne Vergabe ansehen: aus dem App Store, Lesen ist frei. Eine Person, ein dienstlicher Mac, ein Nachmittag.
Sie geben Behörde, Aufgabenbereich und Größe ein und sehen nach wenigen Minuten, wie Ihr Sachgebiet als Prozesslandschaft aussieht. Rollen, Pflichtnachweise, Eskalationswege. Inhalte bleiben auf dem Gerät, bis Sie entscheiden, sie zu teilen.
Auf dem iPad funktioniert dieselbe App für Termine außer Haus - bei der Personalvertretung, beim Rechenzentrum, beim Vorgesetzten.
Wie MachFokus für die Verwaltung arbeitetDas Pilotprojekt
Wir suchen eine Kommune oder Behörde, die den ersten Digitalen Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung einsetzt.
Die Einführung beginnt mit einem Vorgang, der heute manuell aufwendig ist. Zum Beispiel Rechnungsprüfung, Beschaffungsvorbereitung oder Verwendungsnachweise.
Der Preis richtet sich nach dem Aufwand für den gewählten Vorgang. Steht der Umfang fest, nennen wir ihn als Festpreis, zuzüglich Umsatzsteuer.
- Zuschnitt unter der Direktvergabegrenze möglich - ohne Ausschreibung
- Kein IT-Projekt. Kein Lastenheft
- Ihre Beispiele je Fallart legen fest, was der Digitale Mitarbeiter kann
- Abnahme, wenn alle Beispiele das richtige Ergebnis liefern; bis dahin prüft ein Mensch jedes Ergebnis
- ISO-9001-Prozessdokumentation inklusive - Ihr Eigentum
Einordnung in die Verwaltungsdigitalisierung
Digitale Mitarbeiter sind keine Konkurrenz zu OZG-Umsetzung oder Registermodernisierung. Sie sind die operative Ergänzung.
Während OZG den Zugang für Bürger digitalisiert, automatisieren digitale Mitarbeiter die Vorgänge, die nach dem Antrag intern ablaufen. Prüfung, Weiterleitung, Dokumentation, Freigabe - die Arbeit, die heute an Sachbearbeitern hängt.
Digitalisierung heißt für uns nicht, einen Papierantrag zum PDF zu machen. Entscheidend ist, wie viel Arbeit der Vorgang danach noch verursacht.
OZG digitalisiert den Eingang. Digitale Mitarbeiter erledigen den Vorgang.
Wir bauen Verwaltung so um, dass Verwaltung weniger Arbeit macht.
Zeigen Sie uns einen Vorgang oder ein Sachgebiet. Wir untersuchen, welche Arbeit entfallen kann, welche einfacher organisiert wird, was die Verwaltung künftig selbst erledigt - und wo es Ihre Sachbearbeiter wirklich braucht.
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