Beispiele
Jede Aufgabe ist ein Kandidat.
Auslöser. Ablauf. Ergebnis. Vier Aufgaben, die heute manuell erledigt werden.
Rechnungsprozess - von Eingang bis Zahlung
Die Situation
Rechnungen kommen in vielen Formaten und Strukturen. Elektronische Rechnungen haben unterschiedliche Strukturen - und enthalten oft nicht alle notwendigen Informationen. Die Prüfung ist nur der Anfang. Danach folgen Klärungen, Gutschriften, Sammelzahlungen und Mahnläufe. Für jeden Schritt ein anderes Werkzeug. Oder einen Digitalen Mitarbeiter.
Der digitale Mitarbeiter
Erkennt Formate und Strukturen und integriert in ein Hausformat.
Ergänzt fehlende Informationen aus Bestellungen und Lieferscheinen.
Prüft Rechnungen gegen Preisvereinbarungen und Konditionen.
Erkennt Abweichungen und erzeugt eine Aufgabe zur Klärung.
Erstellt Stornorechnungen bzw. Gutschriften.
Verrechnet mit offenen Gutschriften und berücksichtigt Skonto.
Bündelt Zahlungen zur Reduzierung von Überweisungskosten.
Erstellt und versendet Gutschriften im Gutschriftverfahren.
Steuert Mahnstufen bis zur letzten Frist.
Das Ergebnis
Nicht nur geprüfte Rechnungen - ein vollständiger Rechnungsprozess von Eingang bis Zahlung. Skontofristen werden genutzt, nicht verpasst. Dispute werden am Tag der Rechnung eröffnet, nicht Wochen später. Die Buchhaltung validiert und macht Stichproben. Den Rest erledigt der Digitale Mitarbeiter.
Beschaffung
Die Situation
Beschaffung hat zwei Geschwindigkeiten. Tagesgeschäft: Bestände sinken, Lieferzeiten schwanken, Bestellungen kommen zu spät oder in der falschen Menge. Investitionen: Alternativen vergleichen, Lieferanten bewerten, Entscheidungsvorlagen aufbereiten - ein Prozess, der Wochen dauert und drei Abteilungen bindet.
In beiden Fällen dasselbe Problem: Zu viele Variablen für einen Menschen. Zu wenig Zeit für eine gute Entscheidung.
Der digitale Mitarbeiter
Bedarfsbeschaffung: Analysiert Bestände, Bedarf, Lieferzeiten und Einkaufspreise. Erstellt Einkaufsvorschläge. Bewertet Lieferantenangebote gegen historische Daten. Meldet Abweichungen von Rahmenverträgen.
Investitionsbeschaffung: Sammelt Alternativen, vergleicht Angebote nach definierten Kriterien, bereitet Entscheidungsvorlagen auf. Überwacht laufende Investitionen gegen Plan: Kosten, Termine, erwarteter Nutzen. Meldet Abweichungen, bevor sie zum Problem werden.
Das Ergebnis
Einkauf wird planbar. Bestellmengen stimmen. Der Einkäufer entscheidet - auf Grundlage vollständiger Daten statt Bauchgefühl.
Investitionen werden vergleichbar. Die Geschäftsführung entscheidet - auf Grundlage aufbereiteter Alternativen statt Einzelgespräche. Laufende Investitionen bleiben sichtbar, bis sie sich rechnen.
QM-Nachweis und Audit-Vorbereitung
Die Situation
Das Managementsystem ist dokumentiert. Aber im Alltag fehlen Nachweise. Vor jedem Audit werden Ordner zusammengesucht, Lücken geschlossen, Dokumente vervollständigt. Der Auditor sieht eine Momentaufnahme, keine gelebte Praxis.
Der digitale Mitarbeiter
Führt Prozesse aus und erzeugt Nachweise als Nebenprodukt der Arbeit. Dokumentiert jeden Schritt, jede Entscheidung, jede Abweichung. Erzeugt QM-Berichte aus der laufenden Organisation. Meldet offene Maßnahmen an den Verantwortlichen.
Das Ergebnis
Das QM-Handbuch entsteht aus der Realität, nicht aus der Erinnerung. Audits werden zur Routine statt zum Kraftakt. Kreditgeber und Geschäftspartner sehen ein belastbares System, nicht ein gepflegtes Dokument.
Wiederkehrender Verwaltungsvorgang
Die Situation
Eine Kommune bearbeitet jeden Monat mehrere hundert gleichartige Vorgänge: Beschaffungsanfragen, Mittelfreigaben, Verwendungsnachweise. Jeder Vorgang durchläuft dieselben Schritte. Trotzdem bindet jeder Vorgang Sachbearbeiter, die für andere Aufgaben fehlen.
Der digitale Mitarbeiter
Nimmt den Vorgang entgegen. Prüft Vollständigkeit und Regelkonformität. Erstellt die erforderliche Dokumentation. Leitet den Vorgang an den Zeichnungsberechtigten weiter, wenn eine Freigabe erforderlich ist.
Das Ergebnis
Vorgänge werden in Minuten statt in Tagen bearbeitet. Die Dokumentation ist vollständig und jederzeit prüfbar. Personalengpässe blockieren keine Vorgänge.
So arbeitet jeder Digitale Mitarbeiter
Ein Auslöser. Ein definierter Ablauf. Ein dokumentiertes Ergebnis. Und eine Aufgabe für einen Menschen - wenn es notwendig ist.
Jede Aufgabe ist ein Kandidat. In Unternehmen, in Beratungsmandaten, in Verwaltungen.
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