Beispiele
Jede Aufgabe ist ein Kandidat.
Ein Durchlauf, von Anfang bis Ende. Danach fünf Aufgaben im Detail: Auslöser, Ablauf, Ergebnis.
Durcherzählt
Eine Bestellung. Von Anfang bis Ende.
Ein Bestand unterschreitet die Meldemenge. Der Digitale Mitarbeiter fragt alle Lieferanten an, über ihre Schnittstellen: Preise je Packungseinheit, schnelle und normale Lieferung. Er vergleicht die Angebote mit der eigenen Bestellerfahrung und bestellt. Ohne Freigabe - was eine Regel hat, braucht keine Entscheidung.
Die Bestellung geht raus. Bleibt die Auftragsbestätigung aus, wird nach zwei Tagen nachgehakt. Rückt der Liefertermin näher, ohne dass eine Versandmeldung vorliegt, disponiert er um: bestellt beim zweitbesten Anbieter und sagt die verspätete Lieferung ab.
Die Ware kommt. Der Wareneingang wird gegen die Bestellung geprüft: Artikel, Menge, Zustand. Auf eine Rechnung wartet er nicht: Aus dem geprüften Wareneingang erstellt er die Gutschrift und rechnet selbst ab. Kommt doch eine Rechnung, wird sie gegen Bestellung und Wareneingang geprüft - Abweichungen klärt er mit dem Lieferanten.
Dann der Zahllauf. Offene Gutschriften werden verrechnet. Skonto wird gezogen, wo es sich rechnet. Wo Liquidität wichtiger ist, wird das Zahlungsziel ausgereizt - jede Frist, jede Mahnstufe im Blick. Überweisungen werden gebündelt statt einzeln ausgeführt.
Während der Einarbeitung entscheiden Sie noch: Freigaben, Klärungen, Ausnahmen. Der Digitale Mitarbeiter macht daraus Regeln. Danach entscheidet hier kein Mensch mehr. Ein Durchlauf, ein Dutzend Schritte, lückenlos dokumentiert - und niemand hat ihn angefasst.
Kein Teilschritt. Der ganze Prozess.
Rechnungsprozess - von Eingang bis Zahlung
Die Situation
Rechnungen kommen in vielen Formaten und Strukturen. Elektronische Rechnungen haben unterschiedliche Strukturen - und enthalten oft nicht alle notwendigen Informationen. Die Prüfung ist nur der Anfang. Danach folgen Klärungen, Gutschriften, Sammelzahlungen und Mahnläufe. Für jeden Schritt ein anderes Werkzeug. Oder einen Digitalen Mitarbeiter.
Der digitale Mitarbeiter
Erkennt Formate und Strukturen und integriert in ein Hausformat.
Ergänzt fehlende Informationen aus Bestellungen und Lieferscheinen.
Prüft Rechnungen gegen Preisvereinbarungen und Konditionen.
Erkennt Abweichungen und erzeugt eine Aufgabe zur Klärung.
Erstellt Stornorechnungen bzw. Gutschriften.
Verrechnet mit offenen Gutschriften und berücksichtigt Skonto.
Bündelt Zahlungen zur Reduzierung von Überweisungskosten.
Erstellt und versendet Gutschriften im Gutschriftverfahren.
Steuert Mahnstufen bis zur letzten Frist.
Das Ergebnis
Nicht nur geprüfte Rechnungen - ein vollständiger Rechnungsprozess von Eingang bis Zahlung. Skontofristen werden genutzt, nicht verpasst. Dispute werden am Tag der Rechnung eröffnet, nicht Wochen später. Die Buchhaltung validiert und macht Stichproben. Den Rest erledigt der Digitale Mitarbeiter.
Beschaffung
Die Situation
Beschaffung hat zwei Geschwindigkeiten. Tagesgeschäft: Bestände sinken, Lieferzeiten schwanken, Bestellungen kommen zu spät oder in der falschen Menge. Investitionen: Alternativen vergleichen, Lieferanten bewerten, Entscheidungsvorlagen aufbereiten - ein Prozess, der Wochen dauert und drei Abteilungen bindet.
In beiden Fällen dasselbe Problem: Zu viele Variablen für einen Menschen. Zu wenig Zeit für eine gute Entscheidung.
Der digitale Mitarbeiter
Bedarfsbeschaffung: Analysiert Bestände, Bedarf, Lieferzeiten und Einkaufspreise. Erstellt Einkaufsvorschläge. Bewertet Lieferantenangebote gegen historische Daten. Meldet Abweichungen von Rahmenverträgen.
Investitionsbeschaffung: Sammelt Alternativen, vergleicht Angebote nach definierten Kriterien, bereitet Entscheidungsvorlagen auf. Überwacht laufende Investitionen gegen Plan: Kosten, Termine, erwarteter Nutzen. Meldet Abweichungen, bevor sie zum Problem werden.
Das Ergebnis
Einkauf wird planbar. Bestellmengen stimmen. Der Einkäufer entscheidet - auf Grundlage vollständiger Daten statt Bauchgefühl.
Investitionen werden vergleichbar. Die Geschäftsführung entscheidet - auf Grundlage aufbereiteter Alternativen statt Einzelgespräche. Laufende Investitionen bleiben sichtbar, bis sie sich rechnen.
QM-Nachweis und Audit-Vorbereitung
Die Situation
Das Managementsystem ist dokumentiert. Aber im Alltag fehlen Nachweise. Vor jedem Audit werden Ordner zusammengesucht, Lücken geschlossen, Dokumente vervollständigt. Der Auditor sieht eine Momentaufnahme, keine gelebte Praxis.
Der digitale Mitarbeiter
Führt Prozesse aus und erzeugt Nachweise als Nebenprodukt der Arbeit. Dokumentiert jeden Schritt, jede Entscheidung, jede Abweichung. Erzeugt QM-Berichte aus der laufenden Organisation. Meldet offene Maßnahmen an den Verantwortlichen.
Das Ergebnis
Das QM-Handbuch entsteht aus der Realität, nicht aus der Erinnerung. Audits werden zur Routine statt zum Kraftakt. Kreditgeber und Geschäftspartner sehen ein belastbares System, nicht ein gepflegtes Dokument.
Wiederkehrender Verwaltungsvorgang
Die Situation
Eine Kommune bearbeitet jeden Monat mehrere hundert gleichartige Vorgänge: Beschaffungsanfragen, Mittelfreigaben, Verwendungsnachweise. Jeder Vorgang durchläuft dieselben Schritte. Trotzdem bindet jeder Vorgang Sachbearbeiter, die für andere Aufgaben fehlen.
Der digitale Mitarbeiter
Nimmt den Vorgang entgegen. Prüft Vollständigkeit und Regelkonformität. Erstellt die erforderliche Dokumentation. Leitet den Vorgang an den Zeichnungsberechtigten weiter, wenn eine Freigabe erforderlich ist.
Das Ergebnis
Vorgänge werden in Minuten statt in Tagen bearbeitet. Die Dokumentation ist vollständig und jederzeit prüfbar. Personalengpässe blockieren keine Vorgänge.
Kundenanfragen - vom Eingang zur richtigen Stelle
Die Situation
Anfragen kommen über E-Mail, Formular und Telefon, in jeder Form und zu jeder Zeit. Die meisten sind Routine: eine Lieferzeit, ein Status, ein Preis. Wenige brauchen eine echte Entscheidung. Bis das sortiert ist, vergeht Zeit, und Dringendes wartet neben Belanglosem.
Der digitale Mitarbeiter
Der Posteingang ist ein lernender Gateway-Prozess. Er nimmt jede Nachricht entgegen und leitet sie an den richtigen Prozess weiter.
Er lernt mit jeder Zuordnung, was wohin gehört - Spam, Fachabteilung, Geschäftsleitung oder ein externer Dienstleister wie der Steuerberater.
Wiederkehrendes wird sofort beantwortet, mit dem aktuellen Stand aus der Organisation.
Was eine Entscheidung braucht, meldet er - entscheidungsreif aufbereitet.
Das Ergebnis
Jede Anfrage liegt sofort an der richtigen Stelle. Routine ist beantwortet, bevor jemand sie öffnet. Auf den Tisch kommt nur, was wirklich eine Entscheidung braucht - mit allem, was dazugehört.
So arbeitet jeder Digitale Mitarbeiter
Ein definierter Anlass. Ein klarer Ablauf. Nachvollziehbare Ergebnisse und Nachweise. Und menschliche Aufgaben, wenn Entscheidung, Prüfung oder Verantwortung nötig ist.
Digitale Mitarbeiter arbeiten nicht frei. Sie arbeiten in Prozessen: Sie prüfen, übertragen, bereiten vor, dokumentieren, melden Ausnahmen und stoßen Folgeaufgaben an.
Jede klar beschriebene Aufgabe kann geprüft werden: Was kann das System übernehmen - und wo braucht es menschliches Urteil?
Digitale Arbeit in Unternehmen, Beratungsmandaten und Verwaltungen.
Welche Arbeit sollte bei Ihnen nicht mehr von Menschen nachgehalten werden?
Beschreiben Sie uns eine konkrete Aufgabe. In 90 Minuten machen wir sichtbar, was automatisiert werden kann, welche Regeln gelten, welche Nachweise entstehen müssen und wo menschliche Entscheidung bleibt.
90-Minuten-Prüfung anfragen