Datenschutz.

Was wir schützen

Ihre Geschäftsprozesse, Entscheidungsstrukturen, Mitarbeiterwissen und Systemarchitektur behandeln wir vertraulich. Wir nutzen dieses Wissen ausschließlich, soweit es für die vereinbarte Zusammenarbeit erforderlich ist - nicht gegenüber Dritten, nicht gegenüber Wettbewerbern, nicht für andere Zwecke im Haus.

Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden innerhalb ihrer Geschäftsprozesse verarbeiten - etwa wenn Digitale Mitarbeiter Vorgänge eines Kunden bearbeiten oder Mitarbeiter eines Kunden MachZeit nutzen -, handeln wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für diese Verarbeitung bleibt der jeweilige Kunde; Einzelheiten regelt die mit ihm geschlossene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitungen, für die wir selbst Verantwortliche sind.

Welche personenbezogenen Daten wir erheben

Wenn Sie einen Termin vereinbaren oder unsere Digitalen Mitarbeiter auf unserer Plattform Datenakademie.de nutzen, erheben wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Funktion im Unternehmen. Diese Daten nutzen wir ausschließlich für unsere Zusammenarbeit – keine Werbung, kein Verkauf an Dritte, keine Weitergabe ohne Ihren Auftrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - die Anbahnung und Erfüllung unserer Zusammenarbeit.

Im Rahmen der Zusammenarbeit verarbeiten wir außerdem Vertrags-, Rechnungs- und Kommunikationsdaten sowie technische Protokolldaten der Plattform. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

MachZeit: Die Anmeldung erfolgt mit dem Datenakademie-Zugang Ihrer Organisation; E-Mail-Adresse und Passwort liegen verschlüsselt im Schlüsselbund des Geräts. Für Push-Benachrichtigungen erzeugt die App über Firebase Cloud Messaging (Google) einen Geräte-Token; Google ist Empfänger des Tokens, die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, dem Google angehört. Aufgaben, Notizen und Erledigungen werden verschlüsselt zwischen Ihrem Gerät und der Plattform Datenakademie.de übertragen, dort gespeichert und verarbeitet - auf Servern in Deutschland, sichtbar nur für die von Ihnen autorisierten Personen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; nutzen Mitarbeiter unserer Kunden die App, erfolgt die Verarbeitung im Auftrag des Kunden (Art. 28 DSGVO). Plattformdaten speichern wir für die Dauer der Zusammenarbeit; danach werden sie gelöscht.

MachFokus: arbeitet lokal auf Ihrem Gerät. Für Arbeitsprobe und lokalen Betrieb ist kein Datenakademie-Zugang erforderlich; die Freischaltung läuft als Abonnement über den App Store, Vertragspartner dafür ist Apple. Wir erheben dabei keine Zugangsdaten. Lokale Organisationen verbleiben vollständig auf Ihrem Gerät. Erst wenn Sie eine Organisation livedigital mit der Plattform verbinden, melden Sie sich mit Ihrem Datenakademie-Zugang an; dann gelten die Angaben zur Plattform.

KI-Verarbeitung in MachFokus: Lassen Sie Unterlagen von der KI auswerten, werden die betreffenden Inhalte an den KI-Anbieter übermittelt, dessen Schlüssel Sie hinterlegt haben - Empfänger und Vertragspartner ist dieser von Ihnen gewählte Anbieter. Nutzen Sie den betreuten Zugang der Datenakademie, übermitteln wir die Inhalte in Ihrem Auftrag an den vereinbarten Anbieter. Die KI-Auswertung findet nicht lokal auf dem Gerät statt.

Einzelne Funktionen der Apps arbeiten rein lokal: Die tägliche Zusammenfassung in MachZeit wird als lokale Mitteilung direkt auf dem Gerät erzeugt, ohne Datenübertragung. Erlauben Sie MachZeit den Kalenderzugriff, liest und schreibt die App Termine ausschließlich auf Ihrem Gerät; Kalenderdaten verlassen es nicht. Der Demomodus arbeitet vollständig ohne Verbindung, mit erfundenen Daten.

Was wir nicht tun

Wir analysieren keine Besucheraktivitäten auf unserer Website. Wir verwenden keine Cookies. Wir nutzen keine externen Analyse-Dienste. Schauen Sie sich unbeobachtet um.

Unsere Webserver erfassen technische Log-Daten (IP-Adressen, Browser-Typ, Zeitstempel) ausschließlich zum Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten werden nach sieben Tagen gelöscht.

Wie wir Ihre Daten schützen

Alle Datenübertragungen sind durch TLS verschlüsselt. Gespeicherte Daten liegen auf Servern in Deutschland, in Einrichtungen mit physischen Sicherheitsmaßnahmen. Bei Nutzung externer Speichermedien werden Daten verschlüsselt abgelegt.

Unsere Plattform Datenakademie.de ermöglicht geschlossene Projekt- und Prozessräume. Was Sie dort einstellen, ist nur für die von Ihnen autorisierten Personen sichtbar.

Automatisierte Entscheidungen und KI

Digitale Mitarbeiter der Datenakademie treffen automatisierte Entscheidungen im Rahmen dokumentierter Geschäftsprozesse. Diese Entscheidungen basieren auf Regeln, die gemeinsam mit dem Auftraggeber definiert wurden.

Soweit personenbezogene Daten in automatisierten Prozessen verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Auftraggebers an der Automatisierung seiner Geschäftsprozesse).

Betroffene Personen haben nach Art. 22 DSGVO das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die Verantwortung für Inhalt und Wirkung der Prozessmodelle - auch für automatisierte Entscheidungen darin - liegt beim jeweiligen Auftraggeber; wir richten ein, was das Prozessmodell vorgibt. Dabei werden Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für natürliche Personen als menschliche Entscheidungspunkte modelliert - wo der Gesetzgeber den Menschen verlangt, bleibt er.

Automatisierte Entscheidungen werden in der Prozesshistorie protokolliert und sind für den Auftraggeber einsehbar.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Übertragung Ihrer Daten verlangen und einer Verarbeitung widersprechen - per E-Mail an dms@datenakademie.de mit dem Betreff „Datenschutzfrage". Wir bearbeiten Ihr Anliegen unverzüglich und innerhalb der gesetzlichen Fristen.

Daneben haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

Wer Ihre Daten hütet

Verantwortlich im Sinne der DSGVO:
Datenakademie GmbH · Hyeholz 45 · 24369 Waabs
Geschäftsführer: Jürgen M. Möckel
dms@datenakademie.de

Änderungen dieser Erklärung

Sollten wir diese Datenschutzerklärung wesentlich ändern, veröffentlichen wir eine Mitteilung auf unserer Website. Die jeweils aktuelle Version gilt.