Anleitung

So nutzen Sie MachZeit.

MachZeit zeigt Ihnen, was heute wirklich wichtig ist. Die dringendsten Aufgaben stehen oben, der Rest tritt zurück. Je schneller Sie reagieren, desto runder läuft Ihre Organisation.

Über MachZeit Tour ansehen

Erste Schritte

In drei Schritten startklar.

Verbindung einrichten: Tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild, dann unter 'Organisation' auf 'Verbindung hinzufügen'. Geben Sie Benutzername und Passwort Ihrer Datenakademie ein - die Internet-Adresse ist schon hinterlegt. Tippen Sie auf 'Verbinden'. Danach wählen Sie die Organisationen aus, deren Aufgaben Sie sehen wollen.
Demo ansehen: Tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild und schalten Sie in der Karte 'Organisation' zwischen 'Live' und 'Demo' um. Die Demo zeigt erfundene Aufgaben zum Ausprobieren, ganz ohne echte Verbindung - ein deutliches Band am oberen Rand erinnert daran. Live und Demo sind strikt getrennt: es ist immer nur eine der beiden Welten aktiv.
Mitteilungen erlauben: Beim ersten Start fragt MachZeit, ob es Ihnen Mitteilungen schicken darf. Wenn Sie zustimmen, erfahren Sie sofort von neuen Aufgaben, ohne die App zu öffnen.

Aufgaben

Der Reiter 'Aufgaben' beginnt mit einer Übersicht wie in der Mail-App. Von dort führen Listen zu den Aufgaben - oben das Dringendste, unten was warten kann.

Die Übersicht: Oben stehen vier Listen: 'Alle Aufgaben', 'Überfällige', 'Demnächst' und 'Eigene Vorgänge' (von Ihnen selbst gestartete, auch vom anderen Gerät). Darunter jede Organisation zum Auf- und Zuklappen - innen mit denselben vier Listen und ihren Prozessen als Ordnern. Die Zahlen rechts zeigen die offenen Aufgaben. Zurück führt immer zur Übersicht.
Die Liste: Jede Liste sortiert nach Wichtigkeit und gruppiert nach Zeit: Überfällig, Jetzt, die laufende Kalenderwoche, Später. Ganz oben steht unter 'Jetzt' die eine wichtigste Aufgabe - die nächste sinnvolle Handlung.
Wann etwas fällig ist: Rechts in jeder Zeile steht, wann die Aufgabe fällig ist - in normaler Sprache: vorgestern, gestern, heute, morgen, übermorgen. Weiter entfernte Termine als Datum, überfällige als 'seit 4 Tagen' in Farbe. Fällt der Termin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, zeigt die Zeile den letzten Arbeitstag davor.
Künftige Aufgaben: Hat eine Aufgabe ein Datum in der Zukunft, etwa ein Zahlungsziel, steht sie nicht unter 'Jetzt', sondern unter 'Später' an ihrem Tag. So bleibt die Liste auf das von heute konzentriert, ohne dass künftige Aufgaben verschwinden.
Arbeitstage und Feiertage: Beim Verschieben auf den letzten Arbeitstag kennt MachZeit die Wochenenden und die gesetzlichen Feiertage des Bundeslandes, in dem die Organisation sitzt. Zusätzliche freie Tage wie Betriebsurlaub kann die Organisation hinterlegen. Fehlt das Bundesland, rechnet MachZeit mit den bundesweiten Feiertagen.
Die Punktzahl: Jede Aufgabe bekommt eine Punktzahl von 0 bis 100. Sie entscheidet, was oben steht. In die Punktzahl fließen drei Dinge ein: wie wichtig die Aufgabe ist, wie eilig sie ist und eine Einschätzung der KI. Läuft die Frist in weniger als zwei Stunden ab, kommen 20 Punkte dazu.
Kritische Aufgaben: Ab 80 Punkten gilt eine Aufgabe als kritisch. Sie rückt durch ihre Punktzahl an die Spitze - meist als Fokus oben im Kopf der Liste -, das Widget markiert sie mit einem Punkt, und Ihr Gerät meldet sich per Mitteilung, bei höchster Dringlichkeit als Alarm. Die übrige Liste bleibt dabei sichtbar.
Mehrere gleichartige Aufgaben: Haben Sie viele Aufgaben mit demselben Namen, etwa Eingangsrechnungen, blättern Sie mit den Pfeilen oben ('1 von 12') durch und arbeiten sie nacheinander ab.
Mehrfachauswahl: 'Auswählen' oben rechts markiert mehrere Aufgaben auf einmal. Unten erscheinen die Aktionen: gesammelt erledigen, an ein Mitglied Ihrer Organisation weiterleiten oder die zugehörigen Vorgänge nach Bestätigung endgültig löschen.
Suche: Suchfeld unten. Es durchsucht Titel, Inhalt, Prozessnamen und die Felder der Aufgabe.

Eine Aufgabe bearbeiten

Antippen, prüfen, erledigen - dann ist die nächste schon da.

Öffnen: Tippen Sie eine Aufgabe an. Sie sehen alle Felder, Beträge und Anhänge auf einen Blick.
Anhänge ansehen: PDF- und XML-Dokumente öffnen direkt in der Aufgabe. Sie müssen nicht in eine andere App wechseln.
Erledigen: Unten stehen die Schaltflächen, die der Prozess vorgibt, zum Beispiel 'Genehmigen' oder 'Ablehnen'. Ein Tipp schließt den Schritt ab und löst den nächsten Schritt im Prozess automatisch aus.
Sicherheitsabfrage: Aktionen, die sich nicht rückgängig machen lassen, fragen vorher nach. So tippen Sie nicht versehentlich daneben.
Automatisch zur nächsten: Nach dem Erledigen zeigt MachZeit gleich die nächste gleichartige Aufgabe, nach Dringlichkeit sortiert. Kein Zurück zur Liste, kein Suchen. Gibt es keine weitere, schließt sich die Ansicht.
Notizen, Fehler, Vorschläge: Über die Sprechblase oben rechts öffnen Sie die Notizen zum Prozess. Hier stellen Sie eine Rückfrage, melden einen Fehler oder schlagen eine Verbesserung vor. Alles bleibt am Prozess und ist für das Team und in der Datenakademie sichtbar.
Historie, Delegieren, Löschen: Das Menü oben rechts (drei Punkte) zeigt die Historie des Vorgangs: alle bisherigen Schritte als Zeitstrahl - wann er startete, was automatisch lief, wo Menschen handelten, auf Wunsch mit technischen Details und Gateways. Dort delegieren Sie die Aufgabe auch an ein Mitglied oder löschen den ganzen Vorgang endgültig von der Plattform.
Ohne Empfang: Sind Sie offline, färbt sich die Haupt-Schaltfläche und es erscheint der Hinweis 'Offline'. Ihre Aktion wird gespeichert und automatisch gesendet, sobald wieder Empfang da ist.

Nachrichten

Alle Notizen aus Ihren Prozessen an einem Ort, wie ein Posteingang.

Die Liste: Jeder Prozess ist eine Zeile. Oben der Prozessname, rechts der Zeitpunkt der letzten Notiz, darunter 'Wer: Vorschautext'. Ein Punkt rechts steht für eine ungelesene Notiz, ab zwei eine kleine Zahl. Vor jeder Notiz das Profilbild der Person; fehlt eines, stehen die Initialen auf einem getönten Kreis.
Neue Notizen auf einen Blick: Oben rechts steht, wie viele neue Notizen von anderen auf Sie warten. Ein Tipp bringt Sie sofort zur jüngsten davon. Gezählt wird ab dem Tag, an dem Sie diese Version von MachZeit zum ersten Mal öffnen - alles Ältere gilt als gesehen. Eigene Notizen zählen nie.
Antworten: Ein Tipp auf eine Zeile öffnet den Verlauf des Prozesses. Hier lesen Sie alles und schreiben Ihre Antwort. Eine Antwort zeigt den zitierten Beitrag in einem getönten Block - ein Tipp darauf springt zum Original.
Jemanden erwähnen mit @: Tippen Sie im Schreibfeld ein '@', schlägt MachZeit die Mitglieder des Prozesses vor. Ein Tipp setzt den Namen sauber als Erwähnung ein. Die erwähnte Person bekommt die Notiz in ihre Nachrichten. Beispiel: Sie tippen '@An', wählen 'Anna Müller', im Text steht '@Anna Müller'.

Tag wählen (Nachrichten und Bericht)

In beiden Reitern wählen Sie oben, welchen Tag Sie sehen.

Die Tagesleiste: Am oberen Rand eine waagrechte Leiste mit den letzten Tagen, jeweils als Wochentag-Buchstabe und Tagesnummer. Wischen Sie seitwärts, um ältere Tage zu sehen. Tippen Sie einen Tag an, zeigt die Liste nur diesen Tag; der gewählte Tag steht im farbigen Kreis, darüber das volle Datum.
Alle anzeigen: 'Alle' am rechten Ende der Leiste hebt den Tagesfilter wieder auf.
Womit es startet: Nachrichten und Bericht öffnen auf 'Heute'. Ein Tipp wechselt jederzeit zu einem anderen Tag; 'Alle' zeigt alle Tage zusammen.
Suche über alle Tage: Sobald Sie in den Nachrichten etwas ins Suchfeld eingeben, durchsucht MachZeit alle Tage, nicht nur den gewählten. Beim Antippen eines Treffers springt die Tagesleiste auf dessen Tag.
Im Bericht zusätzlich Monat und Jahr: Im Bericht gibt es neben den Tagen auch 'Monat' und 'Jahr'. Damit zählen Sie die in diesem Monat oder in diesem Jahr erledigten Aufgaben zusammen.

Bericht

Was an einem Tag erledigt wurde, und wie automatisiert Ihre Organisation arbeitet.

Genau ein Tag: Der Bericht zeigt den Tag, der oben in der Leiste gewählt ist: wie viele Aufgaben an dem Tag erledigt wurden, mit Titel und der Uhrzeit-Spanne Ihrer Arbeit. Im Balken oben steht die Zahl der insgesamt offenen Aufgaben.
Der Fortschritts-Kreis: Für heute zeigt der Kreis den Stand des Tages: ein Ring, solange nichts erledigt ist; halb gefüllt, sobald etwas erledigt ist und noch etwas offen bleibt; voll, wenn alles erledigt ist. Vergangene Tage mit Erledigung sind voll, ohne Erledigung leer. Künftige Tage mit einem fälligen Termin sind teal gefüllt, als wären sie schon erledigt.
Woche, Monat, Jahr: Unter dem Tagesbericht stehen die Summen: die Kalenderwoche des gewählten Tages, der laufende Monat, die Vormonate sowie das laufende und das vergangene Jahr. Jeweils mit der Zahl der erledigten Aufgaben und dem Automatisierungsgrad in Prozent.
Automatisierung diesen Monat: Der Bericht zeigt, wie viel Prozent der Durchlaufzeit im laufenden Monat ohne menschliches Zutun liefen - und welchen Schritt Sie am häufigsten von Hand erledigt haben: den besten Kandidaten für die nächste Automatisierung.

Mitteilungen

MachZeit meldet sich, damit Sie nicht selbst nachsehen müssen.

Sofort informiert: Neue Aufgaben, knapper werdende Fristen, blockierte Prozesse - MachZeit schickt Ihnen eine Mitteilung, auch wenn die App geschlossen ist.
Die Tagesmeldung: Einmal am Tag, morgens um 7:30 Uhr, meldet MachZeit die Anzahl der Aufgaben, die heute wirklich zählen - überfällig oder heute fällig. Steht nichts Dringendes an, bleibt die Meldung an diesem Tag aus.
Pro Organisation einstellbar: Tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild und dann auf Ihre Verbindung: je Organisation legen Sie über das Glocken-Symbol fest, ab welcher Stufe Sie eine Mitteilung bekommen. Stille Zeiten und das Wochenende lassen sich getrennt einstellen.

So bleibt alles aktuell

MachZeit und die Datenakademie tauschen laufend Daten aus.

In Sekunden: Neue Aufgaben erscheinen in Sekunden, Erledigtes wird sofort zurückgemeldet.
Auch offline: Alle Aufgaben liegen auf Ihrem iPhone. Ohne Empfang arbeiten Sie weiter; Ihre Änderungen gehen raus, sobald Sie wieder online sind.
Ihre Daten: Die Aufgaben bleiben auf Ihrem iPhone, der Austausch mit der Datenakademie ist verschlüsselt. Keine Tracker, keine Werbeprofile.

MachZeit und der Automatisierungsgrad

Eine kurze Formel zeigt, warum schnelles Reagieren zählt.

Die Formel: A = (1 - C / T) × 100. A ist der Automatisierungsgrad in Prozent. C ist die Zeit, die ein Vorgang in Handarbeit verbringt. T ist die gesamte Durchlaufzeit. Je kleiner C, desto höher A. Beispiel: C = 1 und T = 5 ergibt A = (1 - 0,2) × 100 = 80 %.
Schneller erfahren heißt höher: Je schneller Sie von einer Aufgabe erfahren, desto kürzer ist C. Eine Mitteilung statt selbst nachzusehen spart pro Vorgang oft Stunden.
Worauf andere warten, kommt zuerst: Aufgaben, von denen weitere Schritte abhängen, steigen in der Punktzahl. Warten drei Kollegen auf ein Ergebnis, rückt es nach oben.
Die Verbindung zur Datenakademie: Die Datenakademie lässt digitale Mitarbeiter die immer gleichen Schritte erledigen und ruft Sie nur, wenn ein Mensch gebraucht wird. MachZeit sorgt dafür, dass Sie dann schnell dran sind. Verkürzt das eine Wartezeit von drei Stunden auf 20 Minuten, steigt der Automatisierungsgrad - weil C sinkt.

Bereit für den Einsatz

Die Anleitung ist auch in der App selbst zu finden -
Einstellungen, dann „Anleitung". Identischer Inhalt, App-Stil.