Anleitung

So nutzen Sie MachZeit.

MachZeit zeigt was heute wirklich wichtig ist. Kritische Aufgaben zuerst, der Rest tritt in den Hintergrund. Je schneller Sie reagieren, desto besser läuft die Organisation.

Über MachZeit Tour ansehen

Erste Schritte

Gateway verbinden: Einstellungen → Verbindung hinzufügen. Gateway-URL und Zugangsdaten eingeben. MachZeit lädt Ihre Aufgaben direkt aus der Datenakademie.
Demo ausprobieren: Ohne Registrierung. MachZeit legt 6 Testaufgaben an. Alle Funktionen sind nutzbar.
Benachrichtigungen erlauben: Beim ersten Start fragt MachZeit nach der Berechtigung. Erlauben Sie Push-Notifications - ohne sie erfahren Sie nicht von neuen Aufgaben.

Aufgaben

Timeline: Alle offenen Aufgaben, sortiert nach Priorität. Oben die wichtigsten, unten was warten kann. Aufgaben werden nach Zeitabschnitt gruppiert: Jetzt, Heute, Diese Woche, Später.
Datum jeder Aufgabe: Rechts in der Zeile steht das Erstellungsdatum kompakt im Format TT.MM.JJ HH:MM. Bei überfälligen Fristen erscheint stattdessen die relative Frist in Teal. Bei zukünftigen Fristen steht die Frist klein vor dem Erstellungsdatum, getrennt durch einen Punkt.
Prioritätsscore: Jede Aufgabe hat einen Score. Berechnung: Wichtigkeit × 10 + Dringlichkeit × 8 + KI-Bewertung. Bei Fristen unter 2 Stunden: +20 Punkte. Der Score bestimmt die Reihenfolge.
Critical Mode: Ab Score 80 ist eine Aufgabe kritisch. Wenn kritische Aufgaben anstehen, blendet die Timeline automatisch alles andere aus. Fokus ohne Fragerei. Wenn die Luft rein ist, kommen die anderen wieder.
Suche: Suchfeld oben in der Timeline. Durchsucht Titel, Inhalt, Prozessname und Kontextdaten.

Aufgabe bearbeiten

Öffnen: Tipp auf eine Aufgabe. Auf dem iPhone als Sheet, auf dem iPad als Detail rechts. Alle Felder der Aufgabe sind sichtbar.
Erledigen: Häkchen-Button. Die Aufgabe wird als erledigt markiert und an das Gateway zurückgesendet. Der nächste Schritt im Prozess wird automatisch ausgelöst.
Auto-Advance: Nach dem Erledigen springt MachZeit automatisch zur nächsten Aufgabe mit der höchsten Priorität. Kein Zurück zur Liste, kein Scrollen. Der Flow bleibt erhalten.
Fehler melden: Fehler-Button in der Aufgabe. Die Meldung geht zurück an die Organisation. Der Prozess wird angehalten bis der Fehler behoben ist.
Verbesserung vorschlagen: Glühbirnen-Button. Vorschläge werden als Kommentar an den Prozess angehängt und sind in MachWerk sichtbar.

Ticker

Neue dringende Aufgaben: Wenn während der Arbeit neue dringende Aufgaben eintreffen, laufen sie oben als Ticker durch. Ein Tipp öffnet die Aufgabe direkt.
Eskalation: Aufgaben deren Frist in weniger als 2 Stunden abläuft werden automatisch eskaliert. Der Score steigt um 20 Punkte.

News

Notizen aus Ihren Prozessen: Alle Notizen, die in Ihren Prozessen geschrieben wurden, sortiert nach jüngstem Eintrag. Pro Zeile sehen Sie, wer zuletzt geschrieben hat, einen Vorschau-Satz und einen Punkt für ungelesene Beiträge.
Antworten: Tipp auf eine Zeile öffnet den Prozess-Chat. Hier sehen Sie den vollen Verlauf und können antworten.

Verlauf

Änderungsprotokoll: Wer hat was wann in welchem Prozess geändert. Eigene Beiträge in Teal, fremde in Schwarz - Sie sehen sofort, wo Sie selbst aktiv waren und wo Kollegen.
Klartext-Zeitstempel: Statt eines kryptischen Codes steht im Verlauf 'Anna Müller hat eine Notiz angelegt - Rechnung erstellen - gestern 16:45 Uhr'. Sie wissen ohne Rückfrage, was über Nacht passiert ist.

Tagesfilter (News, Verlauf, Bericht)

Tag wählen: Eine waagrechte Leiste am oberen Rand zeigt die letzten Tage als Wochentag-Buchstabe und Tagesnummer. Tipp auf einen Tag filtert die Liste auf diesen Tag - der gewählte Tag erscheint im Akzent-Kreis und die Überschrift darüber zeigt das volle Datum.
Alle anzeigen: 'Alle' ganz rechts in der Leiste hebt den Tagesfilter auf - die Liste zeigt alles aus den letzten sieben Tagen.
Bericht: Monat und Jahr: Im Bericht zusätzlich 'Monat' und 'Jahr' verfügbar. Damit aggregieren Sie die in diesem Monat oder diesem Jahr erledigten Aufgaben.
Standard 'Heute': Beim Öffnen von News, Verlauf oder Bericht steht der Filter auf 'Heute'. Ein Tipp wechselt zu einem anderen Tag oder zu 'Alle'.

Tagesansicht

Kalender als View: Aufgaben sind die Wahrheit, der Kalender ist die Sicht darauf. Synchronisiert mit Apple Kalender, aber nicht darin gespeichert. Ändert sich eine Aufgabe, ändert sich der Termin. Umgekehrt nie.
4 Wochen Vorausplanung: Die Tagesansicht zeigt bis zu 4 Wochen voraus welche Aufgaben anstehen. Fristen, geplante Prozessschritte, wiederkehrende Aufgaben.

Widget und Siri

Lock-Screen Widget: Heute-Top-3 auf dem Sperrbildschirm. Ein Blick genügt um zu wissen was ansteht. Ohne Entsperren, ohne App öffnen.
Home-Screen Widget: Größeres Widget mit Score, Titel und Frist für die wichtigsten Aufgaben des Tages.
Siri-Kurzbefehle: 'Nächste Aufgabe' zeigt die Aufgabe mit dem höchsten Score. 'Als erledigt markieren' schließt die aktuelle Aufgabe ab. Hände frei, Aufgabe erledigt.

Benachrichtigungen

Push-Notifications: Neue Aufgaben, eskalierende Fristen, blockierte Prozesse. MachZeit informiert sofort - der Mitarbeiter muss nicht aktiv nachsehen.
Pro Organisation konfigurierbar: In den Einstellungen pro Organisation: welche Benachrichtigungen aktiv sind. Stille Stunden und Wochenende konfigurierbar.

Bericht

Tagesbericht: Wie viele Aufgaben heute erledigt, wie viele offen, wie viele kritisch. Verlauf über die letzten 7 Tage.
Heute, Gestern, Monat, Jahr: Mit dem Tagesfilter oben wechseln Sie zwischen den Zeiträumen. Die Überschrift der Erledigt-Sektion passt sich an: 'Heute erledigt' / 'Gestern erledigt' / 'Erledigt am 4.5.' / 'Diesen Monat erledigt' / 'Dieses Jahr erledigt'.

Verbindungen

Hinzufügen: Einstellungen, dann 'Verbindung hinzufügen'. URL und Zugangsdaten eingeben. Nach dem Speichern erscheint die Verbindung in der Liste.
Auto-Save: Wenn Sie eine Verbindung bearbeiten und mit dem Zurück-Pfeil zur Liste gehen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert - 'Speichern' tippen ist nicht nötig. Bei aktiver Verbindung wird gleichzeitig die Anmeldung mit den neuen Daten getestet.
Anmeldefehler-Eingabefenster: Schlägt die Anmeldung fehl - etwa weil das Passwort vom Admin geändert wurde - erscheint automatisch ein Eingabefenster, in dem Sie URL, Benutzername oder Passwort direkt korrigieren. Auch erreichbar per Tipp auf 'Nicht angemeldet' im Aufgaben-Header.
Aktiv-Schalter: Der kleine Punkt rechts in der Verbindungs-Zeile zeigt, ob die Verbindung aktiv ist. Tipp aktiviert oder deaktiviert die Verbindung.

Synchronisation

Echtzeit: MachZeit synchronisiert mit dem Gateway via REST-API. Neue Aufgaben erscheinen in Sekunden. Erledigte Aufgaben werden sofort zurückgemeldet.
Offline: Alle Aufgaben werden lokal via SwiftData gespeichert. Bei Netzwerkausfall arbeiten Sie weiter. Änderungen werden bei Wiederverbindung synchronisiert.
Datenschutz: Aufgaben werden lokal auf Ihrem iPhone gespeichert. Die Synchronisation läuft verschlüsselt mit dem Gateway Ihrer Organisation. Keine Tracker, keine Werbeprofile.

MachZeit und die Automatisierungsformel

Die Formel: A = 1 - (C / T) × 100. A ist der Automatisierungsgrad. C ist die Verweildauer in manuellen Schritten. T ist die Gesamtdurchlaufzeit. MachZeit reduziert C.
Schnellste Benachrichtigung: Je schneller der Mitarbeiter von einer Aufgabe erfährt, desto kürzer ist C. Push-Notification statt aktiv nachsehen spart Stunden pro Vorgang.
Worauf andere warten: Aufgaben von denen nachfolgende Prozessschritte abhängen haben Vorrang. Wenn drei Kollegen auf ein Ergebnis warten, steigt der Score.
Verfügbarkeit: MachZeit kennt die Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Bei Abwesenheit können Aufgaben umgeleitet werden bevor sie liegen bleiben.
Die Verbindung zu MachWerk: MachWerk zeigt den Automatisierungsgrad. MachZeit bewegt ihn. Wenn MachZeit die Wartezeit von 3 Stunden auf 20 Minuten reduziert, steigt der Automatisierungsgrad in MachWerk - weil C sinkt.

Bereit für den Einsatz

Die Anleitung ist auch in der App selbst zu finden -
Einstellungen, dann „Anleitung". Identischer Inhalt, App-Stil.

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