Automatisierung als eigene Section in der Sidebar: zeigt Aufgaben der letzten 90 Tage, sortiert nach Anzahl manuell erledigt. Wer oben steht, ist der nächste Hebel.
Aufruflinke Sidebar, Eintrag 'Automatisierung'.
Beispiel'Rechnung prüfen' steht mit 47 manuellen Erledigungen ganz oben, darunter steht 'noch komplett manuell' - klarer Kandidat für einen Service-Task im Modell, damit ein digitaler Mitarbeiter ab dem nächsten Durchlauf übernimmt. Datengrundlage: Plattform-History.
Summen-Zeile oben in der Automatisierungs-Sicht: Gesamtanzahl manueller Erledigungen, Gesamtanzahl automatisch durchgelaufener Aufgaben und Anteil automatisch in Prozent. Auf einen Blick erkennen Sie, wie weit Ihre Organisation auf dem Weg ist, manuelle Aufgaben loszuwerden.
Hintergrund-Vorladen für Automatisierung: beim App-Start und beim Wechsel der aktiven Organisation lädt MachFokus die Daten im Hintergrund. Die Sicht ist beim ersten Aufruf bereits da, keine Wartezeit.
Die rechte Spalte hat überall drei Bereiche: Favoriten, Notizen, Chat. Was angezeigt wird, hängt vom Kontext ab - öffnen Sie einen Ablauf in der Prozesslandschaft, sehen Sie die Notizen zu diesem Ablauf; in Heute zur ausgewählten Aufgabe.
BeispielSie öffnen 'Materialbeschaffung' in der Prozesslandschaft, notieren rechts 'Sandra um neuen Lieferanten fragen'. Eine Woche später öffnen Sie den Ablauf wieder - die Notiz steht dort
Sie bestimmen pro Ablauf, wie selbständig er arbeiten soll - fünf Stufen von L0 'Manuell' bis L4 'Vollautomatisch'.
So geht'sAblauf aus der Prozesslandschaft öffnen, Reiter 'Optimieren', oben rechts auf 'Bewerten' (oder 'Ändern' bei bereits gesetzter Stufe).
BeispielMaterialbestellung steht heute auf L0. Nach drei Wochen ohne Korrekturen Ihres Einkäufers schalten Sie auf L2 'Beaufsichtigt' - das System macht den Routine-Ablauf, Ihr Einkäufer sieht nur noch Ausnahmen
Neben jedem Ablauf in der Prozesslandschaft steht ein kleines L0 bis L4. L0 ist grau (Manuell), L4 leuchtet voll in Teal (Vollautomatisch); L1 bis L3 sind blasses bis kräftiges Teal.
BeispielSie suchen Abläufe mit dem größten Hebel. Die grauen L0-Labels zeigen direkt, wo noch alles per Hand läuft - Onboarding, Reklamation, Lieferantenfreigabe. Buchhaltung trägt L4 in vollem Teal, dort ist nichts mehr zu holen
Eine KI bewertet jede Aufgabe eines Ablaufs und ordnet sie einer von vier Kategorien zu: Programm, Schnittstelle (Datenabgleich mit anderer Software), KI-Unterstützung, Mensch. Pro Aufgabe Begründung und konkreter erster Schritt.
So geht'sIm Reiter 'Optimieren' oben rechts 'Coach starten' klicken, Bericht erscheint als Bildschirm.
BeispielGenehmigungsprozess hat sieben Aufgaben. Coach-Bericht: drei Programm, eine Schnittstelle zum DMS, zwei KI-Unterstützung (Dokumentenprüfung, E-Mail-Vorlage), eine Mensch (das Genehmigen selbst).
Voraussetzungverbundene Organisation - bei lokalen Organisationen ist der Coach nicht aktiv
Der Coach schlägt eine Auto-Pilot-Stufe vor. Erscheint als kleine Pille unter Ihrer aktuellen Stufe, sobald der Coach gelaufen ist und eine andere Stufe für richtig hält. Klick übernimmt, Klick weg ignoriert.
BeispielSie haben L1 gesetzt, der Coach schlägt L3 vor (sechs der sieben Aufgaben automatisierbar). Sie lesen die Begründung pro Aufgabe, übernehmen - oder bleiben bewusst bei L1, weil Sie noch Vertrauen aufbauen wollen
Tagessicht für Verantwortliche. Vier Blöcke: 'Wartet auf Sie' (offene Aufgaben), 'Später' (in die Zukunft geschoben), 'Auffälligkeiten' (Engpässe), 'Heute durchgelaufen' (was fertig ist).
Aufruflinke Sidebar, Block 'Tagesarbeit', Eintrag 'Heute'.
BeispielMorgens Heute öffnen, sieben Aufgaben in 'Wartet auf Sie' - drei mit KI-Hinweis, eine mit Warnsymbol (über sieben Tage offen). In drei Minuten wissen Sie, wo Sie heute ansetzen
An offenen Aufgaben in Heute erscheint eine Pille mit der Coach-Bewertung: Programm, Schnittstelle, KI-Unterstützung oder Mensch - sofern der Coach für den jeweiligen Ablauf bereits gelaufen ist. Antippen zeigt die Begründung.
BeispielEingangsrechnung in 'Wartet auf Sie'. Daneben die Pille 'KI-Unterstützung'. Tippen, lesen: 'Beleg-OCR plus Plausibilitätsprüfung gegen Bestelldaten' - der nächste Hebel ist klar
Im Block 'Auffälligkeiten' stehen Aufgaben, die typisch lange in einem Schritt liegen bleiben. Vergleich pro Ablauf: Engpass nur, wenn die Verweildauer mindestens doppelt so lang wie der Median des Ablaufs ist und über fünf Minuten dauert. Anzeige '3,2x länger als sonst'.
BeispielIm Vertriebsprozess hängt 'Angebot freigeben' durchschnittlich vier Stunden im Status 'wartet auf Vertriebsleiter', Median des Ablaufs liegt bei 75 Minuten - Faktor 3,2. Der Vertriebsleiter ist der Engpass
Eine Aufgabe in die Zukunft schieben. Quick-Stufen von einer Woche bis drei Jahren plus freies Datum.
Aufrufan der Aufgabe in 'Wartet auf Sie' das Uhr-Symbol antippen.
BeispielIhr Werkstattleiter legt 'TÜV vorbereiten' an. Sie schieben die Aufgabe auf 'in 11 Monaten' - sie verschwindet aus 'Wartet auf Sie' und meldet sich rechtzeitig vor dem nächsten Termin
Block 'Später' in Heute zeigt alle in die Zukunft geschobenen Aufgaben mit Datum und Restzeit. Pro Eintrag ein 'Jetzt anzeigen'-Knopf, holt die Aufgabe zurück in 'Wartet auf Sie'.
BeispielVier Einträge - TÜV in 11 Monaten, Steuerberater-Wiedervorlage in 14 Tagen, Mitarbeitergespräche in 5 Wochen, Kompressor-Wartung in 6 Monaten. Sie sehen auf einen Blick, was wann zurückkommt
Aufgaben in 'Wartet auf Sie', die über sieben Tage offen sind, tragen ein Warnsymbol vor dem Namen.
BeispielReklamationsfreigabe vom vorletzten Mittwoch trägt das Symbol seit heute Morgen. Sie sehen es beim Heute-Öffnen und reagieren, bevor der Kunde nachfragt
Auto-Pilot-Stufen, Coach-Berichte und in die Zukunft geschobene Aufgaben liegen jetzt auf der Datenakademie-Plattform, nicht nur lokal. Beim Gerätewechsel oder Blick Ihres Kollegen: gleicher Stand.
BeispielSie schieben am iPad in der Werkstatt eine Wartungs-Aufgabe auf 'in 4 Wochen'. Ihr Bürokollege sieht das auf seinem Mac eine Sekunde später.
Voraussetzungverbundene Organisation - bei lokalen Organisationen bleibt alles auf dem Gerät
Die Notizen-Spalte zeigt nur Einträge von Menschen - Ihre und die Ihrer Mitarbeiter. Technische Server-Einträge zur Synchronisation laufen im Hintergrund mit, erscheinen aber nicht in der Liste.
BeispielSie suchen Ihre Notiz von letzter Woche zur Lieferantenfreigabe. Die Liste zeigt drei Einträge, alle von Menschen - Sie finden die richtige sofort
Prozess von einer Organisation in eine andere senden: in der Synchronisations-Sicht wählen Sie links eine Quell-Organisation und rechts die Ziel-Organisation; pro Prozess gibt es einen Pfeil 'An Plattform senden', der eine Kopie inklusive Sektionen und Rollen in der Ziel-Organisation anlegt. Beim nächsten Sync wandert sie auf die Datenakademie-Plattform.
BeispielSie haben in einer lokalen Vorlage-Organisation den Prozess 'Reklamation' gepflegt und wollen ihn im Kunden-Bereich auf der Plattform sehen - Pfeil drücken, ein paar Sekunden später ist er drüben
Plattform-Prozess in die lokale Organisation übernehmen: rechts in der Synchronisations-Sicht stehen die Plattform-Prozesse mit einem Pfeil 'Übernehmen' pro Eintrag. Klick legt einen lokalen Prozess an, bei Bereichen rekursiv mit allen Unterprozessen, Hierarchie korrekt verkettet.
BeispielAuf der Plattform gibt es einen Bereich 'Buchhaltung' mit zwölf Unterprozessen - ein Klick auf den Bereichs-Pfeil und alles ist lokal angelegt
KI-Migration übernimmt jetzt auch Sektionen und Rollen: wenn Sie in der Konfliktverwaltung 'KI-Migration' starten und das Ergebnis akzeptieren, ersetzt die App nicht mehr nur Name und Kategorie, sondern auch Ziele, Kennzahlen und Beschreibung. Rollen werden namensbasiert gemerged - bestehende Personenzuordnungen bleiben erhalten.
BeispielSie haben 'Rechnungserstellung' mit drei Zielen, die KI schlägt vier verbesserte vor - die alten verschwinden, die vier neuen stehen drin, und Sandra Mertens als 'Buchhalter' bleibt zugeordnet
Plattform-Dokumente direkt aus MachFokus öffnen: an Prozessen und im Dokumentenarchiv hinterlegte PDFs, Bilder und Office-Dateien lassen sich per Klick im macOS-QuickLook anschauen, ohne den Umweg über den Download-Ordner. Die App lädt das Dokument bei Bedarf von der Plattform.
BeispielIm Prozess 'Maschinenwartung' hängt das Service-Handbuch als PDF - Klick öffnet es in QuickLook, kein Speichern, kein zweiter Reader
Die App führt beim ersten Einstieg: nach der KI-Generierung steht über der Prozesslandschaft eine Karte, die in drei Schritten zeigt, wie es weitergeht; im noch leeren Inspector dieselbe Orientierung in Kurzform; und leere Bereiche sagen, was als Nächstes zu tun ist, statt nur 'leer' zu melden - etwa 'Noch keine Prozesse - mit + anlegen'.
BeispielSie lassen die Landschaft für 'Mustermann Sanitär' generieren, folgen den drei Schritten der Karte, öffnen einen Bereich und sehen dort 'Noch keine Prozesse - mit + anlegen' - kein Rätselraten, wo Sie anfangen. Die Karte klicken Sie weg, sobald Sie sich auskennen; pro Organisation kommt sie nicht wieder
Neuer Abschnitt in der Anleitung - 'Wozu Prozesse beschreiben': erklärt in der App, warum sich das Beschreiben lohnt und was eine geführte Organisation Ihnen bringt - vier Stufen je Prozess, weniger Reibung im Alltag, ein Bauplan zum Mitlesen.
Aufruflinke Sidebar, 'Anleitung'.
BeispielEin neuer QM-Verantwortlicher liest den Abschnitt vor dem ersten eigenen Prozess und versteht, worauf die vier Stufen hinauslaufen